Le Service du greffe et des affaires juridiques assure le soutien administratif et juridique nécessaire à la tenue et au suivi des assemblées du conseil municipal, notamment en préparant les ordres du jour et en dressant les procès-verbaux qu’il diffuse. Il est responsable du processus d’adoption des règlements, du processus d’appel d’offres et de l’ouverture des soumissions. Il publie les avis publics requis par la loi.

Le Service du greffe et des affaires juridiques a la garde des livres, plans, cartes, archives et autres documents et papiers appartenant à la municipalité ou qui sont produits, déposés et conservés dans le bureau de la Ville, tel que prescrit par la Loi des cités et villes.

Le greffier agit à titre de président d’élection lors des élections et référendums municipaux, il assiste aux séances du conseil et dresse le procès-verbal de tous ses actes et délibérations.

Les registres et documents en la possession du service du greffe et du contentieux et faisant partie des archives du conseil peuvent être consultés durant les heures habituelles de travail par toute personne qui en fait la demande.

Le Service du greffe et des affaires juridiques planifie et organise l’ensemble des activités juridiques de la Ville. Il a pour mandat d’assurer la préparation des séances du conseil, la rédaction de procès-verbaux, de règlements municipaux et de contrats.

Il est responsable des élections municipales, des réclamations, du portefeuille d’assurances, des ventes pour non-paiements de taxes foncières, de la gestion documentaire, des archives, de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, ainsi que du service à la clientèle.

Il assure également la gestion de la cour municipale commune de Mouzinga, qui entend les recours en matières pénale et civile. Il reçoit et gère les réclamations contre la Ville.

Le citoyen peut s’adresser au Service du greffe et des affaires juridiques pour tout renseignement concernant :

• L’obtention de l’information additionnelle pour donner suite à la parution d’avis publics
• Toute question relative à l’élection municipale
• La transmission de la documentation à l’intention des élus
• La consultation d’un document d’archives
• L’obtention de certificats de vie, de résidence, d’hébergement ou pour prêter serment ou faire une déclaration solennelle